こんにちは、ホテルビジネス編集部です。
今回は、ホテルの管理システム「PMS」について紹介します。
聞いた事はあるけどよく分からない、導入を検討しているので詳しく知りたい、といった方は、是非この記事を参考にしてください。
PMSとは？
PMSとは、ホテルの業務・宿泊管理システムです。
PMSの種類にもよりますが、以下の様な機能が搭載されています。
- 宿泊予約管理機能
サイトコントローラーと連動し、チェックイン・アウトの管理および、予約取り込みや部屋割りを行います。 - 売上・売掛管理機能
サイトコントローラーから売上情報を取込み、稼働率、ADR、総売上、OTA別の売上等を確認できます。 - 顧客管理機能
宿泊した顧客のデータベースを作成できます。このデータベースを用いて、各種リピート施策やキャンペーン情報の発信等が可能です。 - 清掃管理機能
チェックイン・アウトの情報を基に、各部屋の清掃指示を清掃員に出せます。
以上の様に、PMSはホテルの様々な情報を整理し、業務を効率的に行うことができるシステムであり、大型のシティホテルやリゾートホテルを中心に、多くの施設で取り入れられています。
国内ホテルでは「NEHOPS」、海外や外資系ホテルでは「OPERA」等が主流ですが、様々なベンダーがPMSを開発しています。
PMSとサイトコントローラーの違い
PMSについて説明しましたが、「サイトコントローラーとの違いは何なの？」と思われた方もいるのではないでしょうか。
サイトコントローラーとPMSがひとつにパッケージされたシステムもあり、慣れないと違いが分かりづらいかもしれません。
こちらの記事でも紹介しましたが、サイトコントローラーが、主にOTA等の主にホテル外の「販売チャンネル」を管理するシステムであるのに対し、PMSは主にホテル内の業務を管理するシステムなのです。
以下のオンライン予約の情報の流れを表した図をご覧ください。
ホテルは通常、じゃらん、楽天トラベルといったOTAや、自社サイト等、様々なサイトで部屋を販売しています。
サイトコントローラーは、各サイトの在庫・価格情報を一元管理し、PMSには予約情報を流し込みます。
PMSはサイトコントローラーから流し込まれた予約情報と、リアルエージェント等の非オンライン経路からの予約情報を統合し、ホテルの部屋振りや精算業務等を行うのです。
サイトコントローラーはPMSと各種販売サイトとの情報の掛け渡し役であり、PMSは集まった情報を使ってホテルの業務を行うのです。
PMSを利用するメリット
PMSを利用することのメリットを簡潔にまとめると、業務の効率化や汎用化（誰でもできる様にすること）です。
もしもPMSが無く、宿泊予約管理や売上管理、顧客データ管理をエクセル or 紙ベースで行っているとしましょう。
まず、エクセルや紙はホテルの業務に合わせて作られているわけではないため、使いやすい管理用のフォーマットをゼロから自分たちで考えなければなりません。
また、フォーマットを作成していたとしても、多くの人が使っている場合、修正ミスや記載漏れ等が起こりやすいでしょう。
また、エクセルや紙ベースの管理は、習熟に時間がかかるため、新人とベテランで仕事の質に大きなバラつきが出てしまいます。
ホテル専用に作られた管理システムであるPMSを利用することで、以上の様な課題を解決し、スタッフは接客や対人サービス等の本当にしなければならない仕事に専念することができます。
PMSのメリットをより具体的にあげると、以下のとおりです。
- スムーズでゲストを待たせないチェックイン・アウト
- 清掃やハウスキーピングの時短
- 早く、ミスの少ない予約情報の更新・修正
- 漏れの無い、案件ごとの申し送り
- 売上や顧客データの可視化による精度の高い集客戦略
- 確実な残室管理と清掃状況管理
- フロント業務の負荷軽減による人件費の圧縮
以上の様に、PMSの導入には多くのメリットがあります。
未利用のホテルは、是非一度PMSの導入を検討してみましょう。
PMSの選び方
一口にPMSと言っても、各社から色々な種類が販売されています。
以下にPMSの選び方のポイントを２点記載しているので、参考にして下さい。
自社ホテルの課題が解決できるか
PMSの導入には安くない初期投資が必要です。
無駄なコストをかけないためにも、自社ホテルの課題を明確にしたうえで、その課題解決にぴったり合ったPMSを選びましょう。
例えば、自社ホテルの課題が、チェックイン・アウトの業務負荷の大きさのみであれば、チェックイン・アウト業務の効率化ができるシンプルなPMSで十分です。
課題が少なければ、ありとあらゆる機能が付いた高価格のPMSは必要ありません。
逆に、中規模以上のホテルにも関わらず、多くの業務を属人的に行っており、顧客管理、チェックイン、売上管理等、多岐に渡る業務が非効率になっているホテルの場合は、多少金額が大きくなっても高機能のPMSを導入した方が、ホテル全体の生産性は上がります。
PMSによって適した規模・種類のホテルが異なるので、自社ホテルが解決したい課題を明確にしたうえで、課題に合ったPMSを選ぶことが重要です。
UI（ユーザーインターフェース）は使いやすいか
見落とされがちな点ですが、UI（ユーザーインターフェース）も重要です。
今までのエクセルや紙ベースの管理から新しくPMSを導入する場合や、既存のPMSから新しいPMSに乗り換える場合において、UIが悪いと習熟に時間がかかります。
また、人材の流動性が高いホテル業界においては、分かりづらい・使いづらいシステムは、中途で入ってきたメンバーの業務習熟の妨げになります。
毎日使うシステムなので、直感的に分かる、使いやすいものを選びましょう。
おすすめPMSの比較
ここからは、ホテルビジネス編集部おすすめのPMSを一覧形式で、10種類ご紹介します。
各PMSの比較ができるよう、特徴等も記載しておりますので、参考にしてください。
AirHost(エアホスト)
AirHost(エアホスト)は、PMS、サイトコントローラー、ブッキングエンジン、チェックイン等の、ホテルに必要なシステムがひとつにパッケージされたホテルシステムです。
エクスペディアから世界トップクラスのパートナーに与えられる、「プリファードパートナー」に認定される等、品質の高さは折り紙付きです。
ルーティンワークの多くを自動化できる点、シンプルで見やすいUI、スマートロックや非接触チェックイン等のトレンドに合った機能等が、AirHostの特徴です。
簡易な見積や、商品の説明動画等がホームページに掲載されているので、内容をチェックしてみましょう
NEHOPS(ネホップス)
NEHOPS(ネホップス)は、NECが提供するホテルシステムです。
婚礼や宴会に対応したシステムも備えており、主にシティホテルや、施設数の多い全国チェーンで利用されています。
ホテル業務のカバー範囲が広いのが特徴で、宿泊はもちろん、婚礼や宴会の他にも、レストランシステムや購買システムを備える等、ホテルの付帯業務についても幅広く対応しています。
全国展開している大手ビジネスホテル、シティホテル等で導入されていることが多いです。
Dynalution(ダイナリューション)
Dynalution(ダイナリューション)は、Dynatech(ダイナテック)が提供するPMSです。
ホテルの事情に合わせたカスタマイズが可能な点や、追加費用無しのアップデートによりシステムが常に最新状態に保たれること、自社エンジニアによる24時間365日のサポート体制等が特徴です。
また、ゲストのLINEと連携し、予約確認や事前チェックイン手続きへの誘導等も可能で、フロント業務の効率化にも役立ちます。
オプションにより、非接触チェックイン、サインのみでチェックイン可能な「タブレットレジカード」等も利用できるため、ホテルの省力化、三密回避にも有効です。
HOTEL SMART(ホテルスマート)
HOTEL SMART(ホテルスマート)は、東京の「xxx株式会社」が提供するホテルシステムです。
旅館業法のホテル、旅館、簡易宿泊所全てに対応しています。
タブレット端末によるチェックイン、自動精算機と連携、24時間対応のコールセンターサービス等、フロント業務の省力化に役立つ機能が備わっています。
ホテルでの受付無人化に実績があり、800施設以上のフロント業務の無人化実績があります（ホテルスマート公式ホームページより）。
Staysee（ステイシー）
Staysee（ステイシー）は、ステイシー株式会社が提供するホテルシステムです。費用の低さが特徴で、月額980円～より利用可能です。
旅館や100室前後のホテル等、小規模な施設における導入実績が多く、2022年には導入施設数が1600施設を突破しました。
重い固定費を負担することが難しい小規模施設にとっては、有力な選択肢の1つでしょう。
基本機能が使えるライトプラン（月額980円）、複数アカウント登録や帳票機能が付いたスタンダードプラン（月額3,980円）、電文機能や施設追加機能付きのアドバンスプラン（月額9,980円）より、施設の状況に合ったプランを選ぶことができます。
tap (タップ)
tap（タップ）は、株式会社タップが提供するホテルシステムで、日本全国で1,500施設、25万室を超える稼働実績があります（同社ホームページより）。
宿泊、清掃、フロント、宴会、レストラン、アクティビティ予約等、ホテルのあらゆる業務にオールインワンで対応している点が強みで、サービスが多岐にわたるシティホテルのシェアが高いです。
また、他の大手PMSが対応していないケースもある、個別カスタマイズも対応可能で、自由度の高い運用が可能です。
INCHARGE 7(インチャージ 7)
INCHARGE 7は、株式会社JTBビジネスイノベーターズが提供するホテルシステムです。
フロント会計、顧客管理、予約管理、売掛管理、販売分析等、ホテルの基本業務に対応しています。
予約管理以外にも、宴会場、エステ、カラオケルーム等の施設管理が可能なため、観光地の中規模ホテル・旅館で導入されているケースが多いです。
GLOVIAsmartホテル／旅館（グロービアスマートホテル/旅館)
GLOVIAsmartホテル／旅館は、富士通が提供するホテルシステムです。
主に大規模ホテルやチェーンホテルで利用されており、チェーン管理の機能が充実しています。
チェーン管理機能では、顧客情報の各店舗間における共有、満室時の別店舗の案内、予約業務の本社一括管理等が可能です。
予約管理の他、婚礼・宴会、レストラン等の業務管理も可能です。
クラウド型、パッケージ型から自社に合ったタイプを選択できます。
Wincal (ウィンカル）
Wincalは、USEN-NEXT GROUPの株式会社 アルメックスが提供するホテルシステムです。
フロント業務、顧客管理の他にも、デイユース管理や駐車場管理等も可能で、VODやICカード錠との連携等も可能です。
同社では、PMSの他にもセルフチェックイン機、電子宿帳、ホテル客室向けテレビシステム等も提供しており、ホテル運営に必要な様々な製品・サービスと連携できます。
OPERA（オペラ）
OPERAは、グローバル第三位のソフトウェア会社である、オラクルが提供するクラウド型のホテルシステムです。
ホテルの規模や運営形態に合わせ、必要な機能を選んで購入できるため、宿泊特化型ホテルからフルサービスのシティホテルまで、幅広い施設に対応しています。
また、200ヵ国以上の通貨と言語に対応しているため、国際展開しているホテルチェーンでも、各現場で共通のPMSとして利用できます。
今回は、ホテルの基幹システムであるPMSについて紹介しました。
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